Näin aloitan

Tältä sivulta löydät lyhyen opastuksen, kuinka pääset helposti käyttämään Tietosuojatyökalua.

Käytön aloitus

Ota palvelu käyttöön ”Aloita käyttö” -valinnan alta. 
Jatkossa pääset kirjautumaan ”Kirjaudu” -valinnalla. Huomioi, että palvelu kirjaa sinut automaattisesti ulos kolmen tunnin käyttämättömyyden jälkeen.

 

Rekisteröityessäsi sinulta kysytään vain nimi, sähköpostiosoite ja organisaation nimi.

Täytä tiedot ja hyväksy käyttöehdot, niin pääset aloittamaan kahden (2) viikon veloituksettoman testausjakson. Testausjaksolla palvelusta on käytössäsi täysi versio. Testaus ei velvoita vielä mitenkään ja testausjakson jälkeen voit helposti jatkaa käyttöä.

Huomaathan, että voit valita käyttöliittymän kieleksi suomen, ruotsin tai englannin. Työkalussa voit myös täyttää kuhunkin kohtaan tiedot valitsemallasi kielellä tai vaikka useammalla.

 

Jos salasana pääsee unohtumaan, saat luotua uuden ”Unohtuiko salasana” -linkin kautta.

 

Aloita kartoituksesta

Aloita kartoitus selvittämällä kaikki organisaation henkilörekisterit, tietojärjestelmät ja henkilötietojen käsittelijät ja näiden vastuuhenkilöt.

Lisää selvittämäsi rekisterit ja niiden vastuuhenkilöt vasemman valikon ”Kartoitus” -valinnan alta ”Rekisterit” -kohdasta, ”+ Lisää uusi” -painikkeella. Toista tämä kohtien "Tietojärjestelmät" ja "Henkilötietojen käsittelijät" osalta.

 

Lisättyäsi rekisterit, tietojärjestelmät ja henkilötietojen käsittelijät, voit siirtyä täyttämään lisää tietoa kullekin lomakkeelle. Lomakkeilla olevat inforuudut kertovat ja opastavat sinulle lisää, mitä kullakin kohdalla tarkoitetaan.

 

Voit jättää lomakkeiden täyttämisen milloin vain kesken, kunhan muistat tallentaa täyttämäsi tiedot lomakkeen lopusta.

Ensimmäisen tallentamisen jälkeen, saat näkyviin lisää toimintoja lomakkeen oikeaan yläkulmaan, kuten ”Tulosta tietosuojaseloste”, ”Uusi tehtävä” ja "Käännökset".

"Uusi tehtävä" -painikkeen kautta voit helposti luoda uusia käyttäjiä organisaatioonne ja vastuuttaa täyttämään tarkentavia tietoja.

"Käännökset" -painikkeella voit kääntää mm. rekisterin tiedot useammalle kielelle, mikäli tarvitsette tietosuojaselosteen useammalla kielellä.

Tietosuoja kuntoon

  • Kartoitusosion avulla kartoitat rekisterit, tietojärjestelmät, henkilötietojen käsittelijät ja rekisterit, joiden osalta olette henkilötietojen käsittelijä.
  • Riskienhallintaosion avulla kartoitat ja arvioit henkilötietojen käsittelyyn kohdistuvia riskejä.
  • Tapahtumat -osion avulla dokumentoit rekisteröityjen pyynnöt, tietoturvaloukkaukset ja viranomaisen yhteydenotot.
  • Tehtävien ja vuosikellon avulla luot toimintamalleja, joiden avulla on helppo huolehtia, että kaikki vaaditut tehtävät tulee tehdyksi.

 

 

Näiden kaikkien toimien kirjaamisen avulla organisaatio täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimuksen osoitusvelvollisuudesta. Tietosuojatyökalu vaatii tarkistamaan tiedot säännöllisesti ja näin huolehtii, että dokumentointi pysyy ajantasalla.